Met deze 8 tips voer je makkelijker een moeilijk gesprek

Wat je moet weten over een moeilijk gesprek

Je krijgt (ongevraagde) feedback. Je moet slecht nieuws brengen. Je komt in een discussie terecht. Of je probeert iemand iets te vertellen maar hoe je het ook went of keert je boodschap komt niet aan.

Moeilijke gesprekken zijn aan de orde van de dag. Je probeert ze te vermijden (want geen zin in), je gaat in de aanval (want wel klaar met al dat gedoe) of je probeert je er niet teveel van aan te trekken (maar het is en blijft lastig). Tegelijkertijd weet je waarschijnlijk ook wel dat van uitstel afstel komt. En dat het vermijden/negeren/uitstellen van een lastig gesprek, zorgt voor nóg meer spanning. Bij jezelf en bij de ander. Niet echt een prettige situatie. Van de andere kant: je bent niet de enige. Overal is sprake van conflictvermijdend gedrag. Zowel thuis als op je werk. Eigenlijk gek als je erover nadenkt. Conflicten geven ons informatie over wat voor de ander en voor jezelf belangrijk is. Conflicten kunnen zorgen voor inzicht. Over hoe je effectief kunt samenwerken en hoe je relaties kunt verbeteren. Het vermijden van conflicten is erger. Hiermee creëer je meestal weer een nieuw conflict. Je kunt elkaar immers niet meer goed vinden.

5 Reden waarom een moeilijk gesprek voeren, lastig is

  1. In gesprekken heeft iedereen vaak een ander belang (ook al zegt men van niet).
  2. Iedereen heeft een eigen communicatiestijl bijvoorbeeld: passief, agressief, passief-agressief of assertief. Meer over deze 4 communicatiestijlen, lees je in deze blog.
  3. Er is een gebrek aan vertrouwen. Bijvoorbeeld tussen manager en medewerker, in een team of tussen partners.
  4. Zoveel mensen, zoveel meningen. Mensen willen over het algemeen bevestigd worden in wat ze denken. Ze zitten niet per se te wachten op wat de ander denkt.
  5. Vaak spelen emoties een rol waardoor de eigenlijke boodschap niet aankomt.

Bovenstaande punten maken het voeren van lastige gesprekken niet echt makkelijker. In een normaal gesprek kan het al een uitdaging zijn om allebei hetzelfde te horen, maar bij moeilijke gesprekken is dat nog lastiger.

Wat moet je dan doen?

Je kunt nog zo goed in communicatie zijn; sommige gesprekken blijven moeilijk. Omdat niet alles aan de oppervlakte speelt. Omdat iedereen eigen belangen en gevoelens heeft. Omdat je elkaar niet kunt bereiken met je eigen communicatiestijl. Tijdens of na zo’n gesprek is je energielevel laag. Voel je je gefrustreerd. Of voelt de ander zich onbegrepen.

Daarom 8 praktische tips die een moeilijk gesprek makkelijker maken

  1. Bereid je goed voor.
    Ga goed voorbereid het gesprek in. Denk aan degene met wie je een gesprek hebt. Wie zit er straks voor je? Wat is belangrijk voor diegene? Wat is je boodschap? Wat is je toon? Wanneer ben je tevreden met de uitkomst van het gesprek?
  2. Probeer de reactie van de ander niet te beïnvloeden.
    Hoe een ander reageert is niet aan jou. Erken het gevoel, erken de reactie. En probeer dit niet te beïnvloeden. Het klinkt simpel en voor de hand liggend. Maar het is lastiger gezegd dan gedaan. Want jouw reactie is of wordt gekleurd door de relatie die je hebt met je gesprekspartner en alles wat daarbij komt kijken. Hoe zou je reageren, wat zou je zeggen als je niet reageert vanuit je eigen wensen en behoeftes? Jouw reactie is idealiter authentiek. Tegelijkertijd zou die reactie ook van betekenis moeten zijn voor de ander. Bijvoorbeeld: ‘ik merk dat je hard je best doet om je doelen te bereiken en daar heb ik veel ontzag voor’. Hoe het niet moet: ‘ik merk dat je hard je best doet om je doelen te bereiken maar de manier waarop je dat doet zorgt voor veel gedoe in het team.’ Ben je geneigd dit laatste te doen om je punt te maken? Laat dan het tweede gedeelte van de zin weg. Natuurlijk moet je dit bespreekbaar maken. Maar nu nog niet.
  3. Wees transparant in je bedoelingen.
    Bespreek het doel van het gesprek en wees hier open en eerlijk over. Op deze manier neem je je eigen positie serieus en geef je aan dat je je gesprekspartner respecteert.
  4. Wees duidelijk in wat je zegt.
    Gebruik geen omslachtige woorden, teveel details of mitsen en maren. Praat duidelijk en begrijpelijk. Door op een assertieve manier te communiceren zorg je voor duidelijkheid.
  5. Luister voordat je praat.
    Praten doen de meeste mensen graag. Maar actief luisteren is net zo belangrijk. Luisteren naar iemand met wie je een conflict hebt of misschien bang bent om te krijgen is ongemakkelijk, frustrerend en soms pijnlijk.Herinner jezelf eraan wat de reden van dit gesprek is en waarom je dit graag wilt of moet doen. Laat iemand uitpraten. Onderbreek diegene niet. Luister naar wat wordt gezegd ongeacht of dat is wat je wilt horen. Je zult verbaasd zijn om te horen hoe een ander denkt.
  6. Stel vragen.
    Toon interesse en wees nieuwsgierig. Vragen stellen is een goede manier om meer informatie te krijgen. Om erachter te komen wat er speelt, hoe iemand zich voelt. Tegelijkertijd geeft het je ook de mogelijkheid om het gesprek samen te vatten. En te vragen of je het goed begrepen hebt.
  7. Praat vanuit je ‘ik’.
    Hou wat je zegt dicht bij jezelf. Praat letterlijk vanuit je ‘ik’. Vermijd algemeenheden en woorden zoals; wij, men en je.
  8. Blijf weg van alles-of-niets-denken.
    Ga open een gesprek in. Luister tussen de regels door. Vermijd alles-of-niets-denken of zwart-wit situaties. Iedereen is anders. En iedereen heeft kleur. Maar de kleur van een ander hoeft niet jouw kleur te zijn.

Deze tips helpen je hopelijk bij het makkelijker voeren van een moeilijk gesprek. Of je nu een moeilijk gesprek moet voeren met je partner, collega of manager; hou deze tips in je achterhoofd. Ze zorgen er niet voor dat iemand anders zijn gedrag of perceptie verandert. Ze dragen wel bij aan een constructieve benadering van jouw kant in zo’n gesprek. Als ik mensen help met het voorbereiden van een moeilijk gesprek, dan gaan we altijd voor 1 van de 3 uitkomsten: begrip, een oplossing of een plan.

Kan ik jou helpen met een moeilijk gesprek?

Plan een gratis kennismaking met me in om je vragen te stellen. Ik hoor graag van je! Liever contact per mail? Vul dan het contactformulier in!

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *