Assertief schrijven; hoe doe je dat? 4 tips!

Hoeveel e-mails / appjes / berichtjes krijg jij op een dag?

En op hoeveel van die berichten wil je eigenlijk niet reageren? Maar beantwoord je toch? Gewoon omdat je vindt dat het moet of zo? Omdat je geen zin hebt in gedoe?

Mijn primaire reactie op veel e-mails (en berichten) is vaak ‘Moet dat nu?’ of ‘Kun je niet eerst nadenken voordat je dit bij mij over de schutting gooit?’ Niet echt aardig, maar toch.

Vervolgens neig ik er naar om iemand werk uit handen te nemen of excuses aan te bieden voor mijn late reactie, langzame reactie of voor het feit dat ik ergens geen tijd voor heb. Dat slaat helemaal nergens op. Want waarom zou ik bijvoorbeeld niet mijn eigen tijd en prioriteiten mogen bepalen? En waarom zou ik me verantwoordelijk moeten voelen voor het werk van een ander?

Na heel wat jaren consequent oefenen (en net zo hard de mist ingaan), probeer ik ook in mijn mails en berichten assertief te zijn. Het niet eens zijn met iemand, verantwoordelijkheden terugleggen, je mening uiten, iemand zijn eigen werk laten doen of iemand benaderen na een lange radiostilte, is soms al lastig in face to face gesprekken. Dit soort onderwerpen per mail aankaarten, maakt het nog lastiger. Tel daarbij op dat assertief nog wel eens verward wordt met agressief en het moeilijke plaatje is compleet. Dus, hoe doe je dat? Assertief schrijven?

Assertief schrijven, zónder bot te zijn. 4 tips:

1. Aan wie schrijf je jouw bericht? Wie is jouw doelgroep?
Berichten beantwoorden doen we dagelijks. En net zoals bij het voeren van gesprekken, gaat dit vaak op de automatische piloot. Maar, en ja er is altijd een maar, stel dat je een minder leuke boodschap hebt neem dan even de tijd om te denken aan de ontvanger van die boodschap.

Is een e-mail of een bericht wel de juiste manier om je boodschap te brengen?
Het voordeel van mailen en Whatsappen (enz.) is dat je genoeg tijd hebt om na te denken over de boodschap én over de woorden die je gebruikt. Een nadeel is dat er geen persoonlijke interactie is waardoor je boodschap anders over kan komen dan bedoelt. Als je met iemand in gesprek bent dan kan je tone of voice, je gezichtsuitdrukking en lichaamstaal een wereld van verschil maken. Dit geldt voor zowel de zender als de ontvanger.

Dit gezegd hebbende: natuurlijk kan je ook nuances, gevoelens en meningen uiten in e-mails en berichten op een hele fijne, warme en menselijke manier, maar dat heeft tijd nodig. En oefening. Veel oefening.

2. Doel: met welke intentie schrijf je jouw bericht?
Ook als je berichten stuurt geldt: weet wat het doel is van je e-mail. Hoe wil jij dat de ontvanger reageert? Wil je überhaupt dat de ontvanger reageert? Varieer afhankelijk van je doel in aanhef, tone of voice en afsluiting.

Denk na over het onderwerp van je e-mail
Oké, het onderwerp is belangrijk. Dat is niets nieuws. Toch zie ik nog heel vaak onduidelijke, nietszeggende of geen onderwerp als ik een e-mail ontvang. Wat zet je in de onderwerpregel van een e-mail zodat het duidelijk maakt wat je gaat vertellen en dat er iet moet gebeuren?

Een paar voorbeelden:

  • Graag voor morgen reactie
  • Hulp gevraagd
  • Besluit nodig
  • Handtekening nodig
  • Belangrijk!
  • Urgent!

Oh ja, let wel even op dat je niet te veel in capslock schrijft. Dit leidt eerder tot irritatie dan tot medewerking. En dat wil je niet, toch?

3. Boodschap: kies je woorden zorgvuldig.
Oké, je hebt de ontvanger van je bericht én het doel waarmee jij een bericht stuurt. Nu is het tijd om je boodschap op zo’n manier op te schrijven dat ie past bij de ontvanger, je intentie duidelijk maakt én je helpt bij het bereiken van je doel. Heb je je e-mail klaar? Wacht nog even met versturen en kijk er nog eens kritisch naar. Check de toon van je bericht op irritatie, arrogantie of onnodige excuses (‘sorry voor mijn late reactie, maar…’). Let op je taalgebruik en je woordkeuze. Dat wat voor jou op het eerste gezicht neutraal lijkt, hoeft dat voor een ander niet te zijn.

Let op je woorden en je toon
Houd in je achterhoofd, dat geschreven woorden heel anders opgevat kunnen worden dan gesproken woorden. Tijdens een gesprek zie je iemands mimiek, gezichtsuitdrukkingen en hoor je de toon waarop dingen worden gezegd. Dat maakt een wereld van verschil. Wat neutraal voor jou lijkt in een geschreven bericht, hoeft dat voor een ander niet te zijn.

Gaat je e-mail over een boodschap die de ontvanger niet wil horen? Bel dan! Of beter nog, maak een afspraak. Kom je er niet onder uit om te mailen? Let dan op het volgende:

  • Stel je voor dat jij de ontvanger bent van jouw boodschap. Hoe wil je dan aangesproken worden? Plaats jezelf in de schoenen van de ontvanger en schrijf met empathie.
  • Vermijd woorden zoals ‘jij moet’, ‘jij deed’, ‘door jou’, enz. Voorkom dat je de ander een schuldgevoel aanpraat of dat je hem/haar een naar gevoel geeft.
  • Stel geen ultimatums zoals ‘als je dit niet doet dan’.
  • Geef geen ongevraagd advies.

Kortom: behandel de ander zoals jij behandeld wilt worden: als een mens. Niet als een ‘zaak’ of een nummer.

4. Let op je spelling
En als laatste: check je spelling. Een belangrijk onderdeel van geschreven communicatie is spelling. Vooral als je een punt wilt maken via een bericht. Het juiste gebruik van grammatica en spelling zorgt ervoor dat je boodschap duidelijk overkomt. Tegelijkertijd geeft het je ook een professionele, zelfverzekerde en bedachtzame uitstraling. Wie wil dat nou niet?

Wil jij assertief leren schrijven?

Assertief schrijven is belangrijk. We ontvangen iedere dag zoveel berichten die beantwoord moet worden. Door assertief te zijn in je schriftelijke communicatie, ben je duidelijk voor jezelf en naar de ander. Het is direct en met respect. Je geeft je grenzen aan. Dat zorgt voor helderheid in je communicatie. Met Jouw Communicatietraining verzorg ik o.a. op maat gemaakte schrijftrainingen. We gebruiken jouw eigen praktijkvoorbeelden als casus waardoor je na de training direct aan de slag kunt met alle tips.

Plan een gratis kennismaking met me in om je vragen te stellen. Ik hoor graag van je! Liever contact per mail? Vul dan het contactformulier in!

Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *